Import ved semesterstart

BIBSYS kan importere data fra studentregistre ved oppstart av høstsemester og vårsemester. Ved denne typen import er det mulig å oppdatere alle felt på posten i BIBSYS låntakerregister etter at importen er foretatt.

BIBSYS tilbyr i utgangspunktet inntil to importer i semesteret for den enkelte institusjon. Ta kontakt hvis institusjonen har behov for flere enn to importer.

Standard importformat

Felt som ikke er med i standard importformat (se lenke øverst) vil aldri endres ved import. Dette gjelder:

• sms
• faktureres
• kommentar
• stoppkommentar

Disse feltene kan gis ny verdi ved import, men de kan ikke slettes ved import. Dette gjelder:

• stilling (ST)
• kortform (IK)
• mobiltlf. (MT)
• språkkode (SK)
• mailadresse (MA)

To felt behandles spesielt:

• Beststed (RS): Hvis låntaker har beststed ved et annet bibliotek oppdateres det ikke ved import.
• Kategori (KA): Kategori 1 i importfilen vil ikke overskrive høyere kategori i Bibliotekbasen (unntatt kategori 7). Låntakere som har kategori 4 eller 5 i Bibliotekbasen. vil ikke bli oppdatert med data fra importfilen uten at LTID er det samme begge steder.

Alle andre felt som er med i standard importformat vil bli erstattet med verdien i importfilen. Hvis importfilen ikke har verdi for feltet, blir feltet slettet.

Kriterier

Følgende krav må være oppfylt for å få import ved semesterstart:

1. Data må leveres på standard importformat (se lenke øverst)
2. Obligatoriske felt må leveres med importen (se standard importformat).
3. Tegnsett ISO 8859-1 bør benyttes. Dersom institusjonen ønsker å benytte annet tegnsett, ta kontakt med BIBSYS.

Det er ved denne typen import mulig å levere data uten at låntakerID er med i postene. BIBSYS vil i tilfelle generere midlertidige låntakerID ved importen.

Dersom alle låntakere i importen skal ha samme hovedutlånssted (Beststed), kan BIBSYS registrere det uten at det er med i importfilen.

Kostnad

Denne tjenesten er inkludert i institusjonens årlige avgift til BIBSYS Fellestjeneste, og medfører derfor ingen ekstra kostnad for institusjonen. Avgiften dekker imidlertid ikke kostnader knyttet til endringer i studentregisteret hvis dette er nødvendig for å avlevere data med riktig format og innhold.

Gjennomføring

1. Registrer en melding i BIBSYS Meldingssystem med ønske om import. Angi antall importer og forventet tidspunkt for avlevering av datafiler.
2. Datafil(er) sendes som vedlegg til e-post til BIBSYS Brukerstøtte.