Daglig import

Ved daglig import overføres data fra studentregisteret inntil sju ganger per uke. Hvis en post endres i studentregisteret, blir den overført til BIBSYS låntakerregister neste natt. De fleste feltene i posten er sperrret mot oppdatering i BIBSYS Biblioteksystem.

Standard importformat

Felt som ikke er med i standard importformat blir aldri endret ved import. Dette gjelder:

• sms
• faktureres
• kommentar
• stoppkommentar

Disse feltene kan endres med kommando LTEndre.

Noen av feltene som er med i standard importformat kan også endres manuelt med kommando LTEndre, selv om låntaker er importert ved daglig import (merket IMPORTERT). Disse feltene kan gis ny verdi ved import, men de kan ikke slettes ved import. Dette gjelder:

• stilling (ST)
• kortform (IK)
• mobiltlf. (MT)
• språkkode (SK)
• mailadresse (MA)

To felt behandles spesielt:

• Beststed (RS): Hvis låntaker har beststed ved et annet bibliotek oppdateres det ikke ved import.
• Kategori (KA): Feltet kan endres med kommando LTEndre, selv om låntaker er merket IMPORTERT. Kategori 1 i importfilen vil ikke overskrive høyere kategori i BIBSYS låntakerregister (unntatt kategori 7). Låntakere som har kategori 4 eller 5 i låntakererregisteret vil ikke bli oppdatert med data fra importfilen uten at LTID er det samme begge steder.

Alle andre felt som er med i standard importformat vil bli erstattet med verdien i importfilen. Hvis importfilen ikke har verdi for feltet, blir feltet slettet.

For alle felt som er sperret mot manuell oppdatering, må endringene gjøres ved å registrere dem i studentregisteret. Neste natt vil endringene overføres til BIBSYS låntakerregister.

Kriterier

Alle institusjoner som oppfyller følgende kriterier kan få daglig import til BIBSYS låntakerregister:

1. Data må leveres på standard importformat (se lenke øverst).
2. Riktig låntaker-ID må leveres med postene. Krav til låntaker-ID er at dette er alfanumerisk, og første tegn må være en bokstav.
3. Låntakerens hovedutlånssted (Beststed) må leveres med importen
4. Institusjonen må overføre data ved hjelp av ssh (kryptert forbindelse)
5. Tegnsett ISO 8859-1 må benyttes
6. Obligatoriske felt må leveres med importen (se standard importformat).

Kostnad

Denne tjenesten er inkludert i institusjonens årlige avgift til BIBSYS Fellestjeneste, og medfører derfor ingen ekstra kostnad for institusjonen. Avgiften dekker imidlertid ikke kostnader knyttet til endringer i studentregisteret, hvis dette er nødvendig for å avlevere data med riktig format og innhold.

Oppstart

For å starte med daglig import må institusjonen

1. Ta kontakt med leverandøren av sitt studentregister for å undersøke om kriteriene for daglig import kan oppfylles fra leverandørens side.
2. Registrere en melding i BIBSYS Meldingssystem med ønske om daglig import. Oppgi navn og e-postadresse på kontaktperson for daglig import ved biblioteket og ved teknisk avdeling.

Overføring - tekniske detaljer ved daglig import

Ved daglig import foregår overføring av filer fra institusjonen til BIBSYS med kryptert forbindelse. Til dette benyttes ssh og scp. Institusjonen får opprettet en konto hos BIBSYS, og krypteringsnøkkel blir kopiert over til aktuelle konto slik at det er mulig å filoverføre automatisk (dvs. uten passordprompting) ved hjelp av et script eller et program.

Kravet fra BIBSYS er at institusjonen kan installere og bruke ssh. Det er ingen andre tekniske krav. Filoverføringen kan foregå hele døgnet, mens selve importen av fila skjer i løpet av natten. Filen må derfor være avlevert før et avtalt tidspunkt for å bli med på nattens import.