Bestille endring i institusjonsregisteret

Før en institusjon kan ta i bruk BIBSYS ForskDok, må den registreres i institusjonsregisteret. Hvis det senere skjer endringer i institusjonens organisasjonsmodell, må institusjonsregisteret oppdateres. Registrering og oppdatering av institusjonsregisteret utføres av BIBSYS i henhold til bestilling fra institusjonens ForskDok-ansvarlige.

Institusjonsregisteret benyttes for å angi institusjonstilhørighet for bidragsytere til publikasjoner og prosjekter som registreres i BIBSYS ForskDok. Bidragsytere er f.eks. forfattere av artikler, redaktører av bøker og prosjektledere og medarbeidere i prosjekter. Institusjonsregisteret benyttes også i søk og ved uttak av statistikk og lister.

Institusjonsregisteret skal inneholde en innførsel for hver enhet ved institusjonen. En for øverste nivå (f.eks. høgskolen), en for hver enhet på andre nivå (f.eks. avdelinger) dersom dette finnes, og en innførsel for hver enhet på tredje nivå (f.eks. institutter) dersom dette finnes. Institusjonen bestemmer selv hvilke enheter som skal legges inn i institusjonsregisteret.

Hver innførsel i institusjonsregisteret skal inneholde et bestemt sett med opplysninger. Disse må foreligge i form av en fil i ren tekst og må sendes til BIBSYS Brukerstøtte som vedlegg til en e-post. For at vi skal kunne automatisere innleggingen i institusjonsregisteret og unngå feil, må opplysningene foreligge i et bestemt format.

Krav til format

Hver innførsel i institusjonsregisteret skal inneholde bestemte fortekster for hvert felt. Fortekstene må være omgitt av skarpe klammer. Det skal være linjeskift før og etter fortekst. For felter som ikke er obligatoriske, kan det i stedet for tekst legges inn en blank linje. En innførsel kan skilles fra den neste ved en blank linje, men dette er valgfritt.

Legg kun inn opplysninger som gjelder for den bestemte enheten, ikke for ev. overenhet. F.eks. kun navn på institutt i en innførstel for et institutt, ikke navn på høgskole eller avdeling. For nærmere detaljer vedrørende de ulike feltene, se beskrivelsen nedenfor. For å unngå skrivefeil i fortekstene, kopier denne og erstatt innholdet etter hver fortekst med korrekte opplysninger.

Vi trenger følgende opplysninger om hver enhet ved institusjonen:

< InstID >
Institusjonskode. Legges inn av BIBSYS.
< Navn kort >
Enhetens navn, inntil 70 tegn. Obligatorisk. (Dersom fullstendig navn er lengre, legg inn en kortversjon. Kun enhetens navn, ikke navn på ev. overenhet.)
< Navn langt >
Enhetens fullstendige navn, inntil 65x4 tegn. Obligatorisk. (Dersom fullstendig navn er kortere enn 71 tegn, legg inn samme som i 'Navn kort'.)
< Forkortelse >
Enhetens akronym, inntil 19 tegn. Ikke obligatorisk.
< Engelsk navn >
Enhetens engelske navn, inntil 70 tegn. Obligatorisk. (Dersom enheten mangler engelsk navn, legg inn samme som i 'Navn kort'.)
< Aktiv >
Enten J eller N. Obligatorisk. (J for enhet som skal kunne benyttes ved registrering, N for historisk enhet som ikke skal kunne benyttes ved registrering.)
< Siste dato aktiv >
Obligatorisk dersom N er lagt inn i 'Aktiv'. (Dato legges inn som ÅÅÅÅ-MM-DD.)
< HistorikkID >
InstitusjonsID for andre innførsler for samme enhet. Ikke obligatorisk. (Inntil 10 ulike med linjeskift mellom hver, kun relevant dersom det er nødvendig å beskrive endringer i institusjonens organisasjonsmodell.)
< Postadresse >
Enhetens postadresse, inntil 65x4 tegn. Ikke obligatorisk dersom postadress kun er postnr. og poststed. (Ikke besøksadresse.)
< Postnr og sted >
Enhetens postnummer og poststed, inntil 78 tegn. Obligatorisk. (Store bokstaver for poststed.)
< Telefon >
Enhetens telefonnummer. Ikke obligatorisk. (Legges inn med landkode og mellomrom mellom hvert 2. siffer, f.eks. +47 73 73 73 73.)
< Telefax >
Enhetens faxnummer. Ikke obligatorisk. (Legges inn som 'Telefon')
< E-post >
Enhetens epostadresse, inntil 50 tegn. Ikke obligatorisk.
< URL >
URL til enhetens eller institusjonens nettside, inntil 65x4 tegn. Ikke obligatorisk. (Legg inn fullstendig URL) felt.
< Kommentarer >
Selvvalgte kommentarer vedr. enheten/institusjonen, inntil 65x4 tegn. Ikke obligatorisk.

Data som skal legges inn i institusjonsregisteret lagres som fil i ren tekst og sendes som vedlegg til en e-post til BIBSYS Brukerstøtte.