Oppsummering av Workshop om import av e-ressurser

BIBSYS har oppsummert og kommentert innspill og kommentarer fra workshopen om import av e-ressurser knyttet til rutiner ved import.

Ansvarsfordeling

1. Kommentar: Vi ønsker en tydelig ansvarsfordeling mellom aktørene (ABM, BIBSYS, leverandør og bibliotek). Hvem skal gjøre hva, når, hvor og hvordan?

   Svar: Dokument som illustrerer arbeidsfordelingen vil publiseres i starten av september.

Filer til import

1. Kommentar: Korrekte beholdningsdata er viktig. Vi bør kreve filer av leverandørene som gir vår beholdning, ikke alt det som finnes tilgjengelig. (Har vi en tilpasset pakke må vi ha en fil som reflekterer beholdningen i denne, og ikke standardpakken).

   Presentasjon av e-ressurser: oppdatert beholdning er helt avgjørende.

   Svar: BIBSYS har diskutert dette med ABM og har foreslått å implementere krav om testfiler fra utgiver/leverandør ved forhandling/reforhandling av avtaler. Ved å innføre en slik ordning vil importprosessen gå mye raskere, da dårlig kvalitet på importfiler er hovedårsak til forsinkelse ved import. Vi oppfordrer derfor alle bibliotek til å følge opp dette forslaget, som vil sikre en smidig importprosess.

2. Kommentar: Korrekte filer for import: importkvalitet – et spørsmål om forhandling? Ønsker kontraktmaler/sjekklister utarbeidet av ABM. Mulighet for kurs i forhandlingsteknikk i regi av ABM.

   Svar: Vi har diskutert dette med ABM (som tidligere har holdt kurs i forhandlingsteknikk), og videreformidlet ønsket om å arrangere nytt kurs. BIBSYS har levert sjekkliste til bruk for ABM i forbindelse med forhandlinger, slik at utgiver/leverandør fyller ut hva de er i stand til å levere, og tilbakemelding vil gå til bibliotekene. Vi vil oppfordre alle bibliotek til å kreve utfylt sjekkliste fra utgiver/leverandør ved inngåelse av egne avtaler.

3. Kommentar: Vi ønsker at BIBSYS kunne bistå bibliotekene ved inngåelse av nye kontrakter.

   Svar: Krav til importfiler er tilgjengelig fra våre nettsider. Vi tilbyr assistanse til ABM/bibliotek ved inngåelse av egne avtaler i form av prøveavleverig av importfil. BIBSYS har også utarbeidet sjekkliste til bruk for ABM/biblitek ved inngåelse av egne avtaler (se punkt over).

Rutiner for import

1. Kommentar: Oppdateringer og endringer må være forutsigbare, fullstendige og presise. Når oppdateres de ulike basene?

   Svar: Oppdateringer: For pakker som fra utgiver endres/oppdateres jevnlig, er det ønskelig å legge inn forventet oppdateringsdato i LISA. Vi har vært i dialog med ABM angående muligheten til at de fremskaffer informasjon om oppdateringsfrekvens fra utgiver. En slik ordning vil gjøre det lettere for bibliotekene å kontakte ABM/utgiver/leverandør for oppdaterte filer for import. I løpet av Workshop’en kom det fram forslag om at bibliotekene fordeler oppfølging av pakkene seg imellom, slik at institusjonene ikke trenger å følge opp alle ABM-pakker de abonnerer på, men kun pakkene i avtalen de er avtaleansvarlig for. Dette krever at avtaleansvarlige følger opp sine avtaler. Vi ser fram til en videre diskusjon rundt dette.

   Endringer: Vi ser for oss at det kan være gunstig at det går en e-post til navngitt kontaktperson på institusjonen så snart en pakke har blitt endret og oppdatert (i tillegg til avtaleansvarlige). Dette krever at alle deltakere registrerer kontaktperson på avtalen i LISA.

2. Kommentar: Melding av importønsker: stor utfordring for de enkelte bibliotekene å få tak i importfiler hvor dette er nødvendig. Mangler ofte kunnskap om hvordan filene skal se ut. Ønsker bedre FAQ-liste for ting som oppstår i forhold til beholdning, tilgang etc.

   Svar: Forum: Vi ønsker å skape et diskusjonsforum hvor e-ressursansvarlige på de ulike institusjonene kan registrere problem de har opplevd og løsninger de har kommet fram til i kommunikasjonen med ABM og utgiver/leverandør, slik at en i forumet kan dra nytte av all erfaring og kompetanse som finnes rundt omkring på bibliotekene, diskutere problemstillinger og utveksle erfaringer.

   FAQ-liste: Vår eksisterende FAQ-liste gjennomgås kontinuerlig, og når det dukker opp nye spørsmål som bør inkluderes, registreres disse fortløpende. Dersom det er spørsmål som ikke er inkludert her, men burde vært registrert, oppfordrer vi bibliotekene til å sende disse til oss.

3. Kommentar: I en ideell verden kunne biblioteket gå inn i LISA/ERM, registrere at vi har startet abonnement på en ny pakke og så kunne import og oppdateringer skje mest mulig automatisk.

   Tungvinte rutiner i ulike system som styrer import (LISA, Ask og BIBSYS). Behov for bedre systemintegrasjon.

   Svar: Integrasjon med Nettportalen: Så snart Nettportalens fremtid er avgjort, vil vi se nærmere på muligheten til en tettere integrasjon mellom LISA og Nettportalen.

   Integrasjon ved melding av importønske: Når vi tar en gjennomgang av mulige forbedringer av LISA, vil vi se på muligheten for mest mulig automatikk i prosessen med import av e-ressurser, fra en pakke registreres i LISA til import er foretatt.

4. Kommentar: Mulighet for selvbetjening i tillegg til BIBSYS-styrt import (for lang behandlingstid ved importbestilling).

   Svar: Redusere behandlingstid:

   Vi ønsker å jobbe med å korte ned behandlingstiden, og har derfor satt i gang effektiviseringstiltak. Vi har også etablert en ordning hvor teamet som jobber med import av e-ressurser forsterkes i travle perioder, slik at ytterligere to personer deltar i importarbeidet og bidrar til å forkorte behandlingstiden.

   Importen i seg selv går raskt når kvaliteten på importfilen er god. Problemet ligger i det store tidstapet i forbindelse med all administrasjon rundt importfilene. Ressurser som kunne vært brukt på selve importen går med til å administrere importfilene. Vi er derfor svært positive til innføring av prøveavlevering og kvalitetssjekk av importfiler allerede ved framforhandling av avtaler, slik at vi sikrer en smidig og rask importprosess.

5. Kommentar: Tungvinn prosess ved registrering av pakke-ID. Hvorfor skal BIBSYS gjøre dette? Kanskje BIBSYS heller kan ha kurs i pakkeregistrering for bibliotekene?

   BIBSYS har valgt å ta seg av registrering av pakke-ID; da feilregistrering og dobbeltregistrering av pakker skaper merarbeid ved importer.

   For å gjøre prosessen smidigere ønsker vi å kutte ned behandlingstid. Kvalitetskrav vil være at pakke-ID skal registrert innen en virkedag.