Workshop om import av e-ressurser

Oppsummering av kommentarer og innspill med svar

Presentasjonen fra workshopen med tilbakemeldinger

Tirsdag 28. april 2009 var det workshop om import av e-ressurser i regi av BIBSYS. 16 påmeldte deltakere fra universitetsbibliotek, høgskolebibliotek, nasjonalbibliotek og mindre fagbibliotek var samlet for å komme med innspill på "import av e-ressurser i en ideell verden".

Workshops er et av de virkemidlene BIBSYS har tatt i bruk for å komme nærmere brukerne av systemene og for å vite hvilke utfordringer og ønsker som finnes hos de ulike institusjonene. Hovedmålene for denne workshopen var:

• Å se på dagens rutiner for import av e-tidskrifter/e-bøker og se på ansvarsforholdet mellom biblioteket, BIBSYS, ABM og de enkelte utgiverne, og hvilken rolle de enkelte aktørene spiller i dagens situasjon
• Å se på hvordan rutinene kan forbedres og hvilke verktøy som skal til for å lette bibliotekets arbeid med import av e-ressurser.

Tall fra Bibliotekbasen viser at den inneholder i overkant av 400 000 nettdokumenter; ca 350 000 e-bøker (hvorav 23 000 er gratis nettmonografier) og ca 40 000 e-tidskrifter (hvorav 6000 er gratisressurser). Bibliografiske data i BIBSYS er i utgangspunktet bibliotekenes ansvar, men det er mye å spare inn på en sentral og felles registrering av e-ressurser. Det er dette som danner grunnlaget for arbeidet med import.

Erfaringer med importarbeidet viser at de bibliografiske dataene for tidsskrifter man får fra utgiverne er av svært varierende kvalitet og at mye av arbeidet med importene går med til å klargjøre de bibliografiske postene for import.

Det kom også frem på workshopen at det er utfordringer knyttet til det å ha oversikt over oppdateringsmønstrene for de ulike pakkene. En mulig løsning på dette som ble diskutert var at ansvaret for å følge opp oppdateringer knyttes til enkelte bibliotek som sjekker etter oppdateringen og melder dette inn til BIBSYS på vegne av andre institusjoner som har den samme pakken.

Gruppearbeid

Deltagerne ble delt inn i grupper og ble bedt om å komme med tilbakemeldinger på noen hovedpunkter (i tillegg til egen tanker og problemstillinger). Punktene fulgte tre hovedakser:

Melding av importønsker

• Hva savner dere?
• Hva kunne vært bedre?
• Hvilke utfordringer og hindringer møter biblioteket?

Administrasjon av e-ressurser

• Hvilke verktøy trenger biblioteket?
• Hvilke utfordringer og hindringer møter biblioteket
• BIBSYS Lisa
  • Helhetsinntrykk: Hva fungerer? Hva fungerer ikke?
  • Hva savnes?
  • Funksjonalitet: Hva mangler? Hva kunne vært bedre?
  • Navigering: Hvordan gjøre det enklere og mer intuitivt?
  • Hvordan kan en bedre utnytte opplysningene i systemet?
  • ERM-funksjonalitet?
  • Verktøy for registrering for tilgang?
  • Tilgang til tittellister på pakkenivå?
  • Registrering og lagring av informasjon som IP-adresser?

Presentasjon av e-ressurser

• Beholdningsinformasjon for e-tidsskrifter (riktig startdato)?
• Visning i BIBSYS Ask, hvilke data skal vises?
• Tittelendring på e-tidsskrift, riktig beholdning på hver tittel?
• Tittel, flere lenker fra samme leverandør?

Tilbakemeldinger

Gruppene var i all hovedsak enige og essensen av det som kom frem var:

Tydelig ansvarsfordeling mellom aktørene (ABM, BIBSYS, leverandører og bibliotek). Hvem skal gjøre hva, hvor, når og hvordan. (inkl. oppdateringer). ABM mer på banen?

Korrekte beholdningsdata er viktig. Vi bør kreve filer av leverandørene som gir vår beholdning, ikke alt det som finnes elektronisk

Oppdateringer og tittelendringer må være forutsigbare, fullstendige og presise. Når oppdateres de ulike basene?

Lisa må bli selvforklarende og lett å jobbe i. "Alt du trenger" under samme fane. Muligheter for å velge spesialfelter ved behov. Nøkkelen er standardisering og færre valgfrie løsninger. Det er behov for kurs og "sertifikat" for å bruke Lisa. Det bør være like strenge regler for standardisering og registrering for e-ressurser i Lisa som for bibliografisk materiale i katalogen.

Det må bli orden i alle pakkene og hva de inneholder. Oversiktlig. Ryddig oversikt over leverandører, avtaler, pakker, delpakker og hva de inkluderer. Tittellister, ja takk.

Importkvalitet - Et spørsmål om forhandling? Kontraktmaler/sjekklister utarbeidet av ABM. Muligheter for kurs i forhandlingsteknikk i regi av ABM. Det kan ta lang tid fra importønske registreres til importen er gjennomført. Dette prosessen vil gå raskere med bedre datakvalitet på importfilene.

Les alle tilbakemeldingene og se presentasjonen fra workshopen.

Kom gjerne med innspill og delta i diskusjonen om e-ressurser i BIBSYS Forum: http://forum.bibsys.no