Ny registreringsklient

BIBSYS Biblioteksystem og ny registreringsklient

Workshop om BIBSYS Registreringsklient

Tilbakemeldinger fra Workshopen

Av: Ellen Røyneberg, BIBSYS

Innledning

I de siste årene har bibliotekverden gått gjennom betydelige endringer, mens BIBSYS Biblioteksystem ikke har endret seg i tråd med dette. Det er derfor et akutt behov for å gjøre noe med dagens system. BIBSYS vil snarest gjennomføre en RFI-prosess (Request for Information) for å få en oversikt over tilgjengelige produkter på markedet. Denne vil bli etterfølgt av en formell anskeffelsesprosess (RFP - Request for Proposal). Det vil imidlertid ta flere år før et nytt system er i full drift.

Parallelt med dette arbeidet, vil BIBSYS derfor gjennomføre en rekke kortsiktige fornyingstiltak. Formålet er å raskt oppnå effektiviseringsgevinster, og kanskje starte arbeidet med å endre enkelte arbeidsprosesser. I 2009 innebærer dette utvikling av en ny registreringsklient som vil gjøre det mulig å effektivisere arbeidet i bibliotekene gjennom mer bruk av kopikatalogisering med poster fra andre databaser som grunnlag. Utviklingen av registreringsklienten skjer i samspill med fagpersoner fra flere av BIBSYS-bibliotekene.

Bakgrunn for modernisering

BIBSYS Biblioteksystem ble utviklet på 80-tallet og er basert på bruk av en tekstbasert skjermterminal. Et tekstbasert system blir av erfarne brukere oppfattet som raskt og effektivt, men det krever lang opplæringstid og terskelen for å ta det i bruk for nye bibliotekarer (og da spesielt internettgenerasjonen) er høy. Brukergrensesnittet blir sett på som gammeldags og tilfredsstiller ikke de kravene brukere har til et moderne grensesnitt.

Kjernen i Biblioteksystemet ("arvesølvet"), er innholdet i databasen (metadata). Det er det viktig å ta vare på. I dagens system er det liten grad av kvalitetssikring av data som lagres. Med den teknologien vi har tilgjengelig i dag er det mulig å legge inn en bedre automatisert kvalitetssikring og mer bruk av autoritetsregistre og kontrollerte vokabular.

I de siste 5 årene har det vært stor diskusjon rundt modernisering av Biblioteksystemet. Flere prosjekter har hatt som mandat å finne ut hvordan vi skal gå frem for å fornye dagens system og ikke minst finne ut hvilke krav som stilles til neste generasjon biblioteksystem. Dessverre for alle parter, spesielt de som bruker Biblioteksystemet daglig, har det ikke skjedd noen store fornyingstiltak som har gjort bruken mer effektiv.

BIBSYS vil i år foreta en RFI (Request for Information) for å kartlegge i hvilken grad det finnes et system som tilfredsstiller behovene til BIBSYS-bibliotekene. En slik kartlegging og den etterfølgende anskaffelsesprosess og implementering, er tidkrevende og vil kunne vare til minst medio 2011. Behovet for fornyelse er akutt og det er ikke ønskelig for noen parter å leve med dagens system flere år frem i tid. Vi har behov for å få på plass en midlertidig løsning som kan gi brukerne en kortsiktig gevinst. En slik midlertidig løsning vil måtte fungere parallelt med Biblioteksystemet slik det er i dag.

Ny registreringsklient

BIBSYS startet utviklingen av en ny registreringsklient i 2008. Arbeidet er godt i gang og vi planlegger en lansering av en betaversjon (en stabil versjon som ikke inneholder all ønsket funksjonalitet) sommeren 2009. Fokuset vårt er å implementere det som raskt vil gi bibliotekene noe nytt, samtidig som det vil lette hverdagen for flere bibliotekarer. Registreringsklienten vil ikke være komplett, og for noen funksjoner vil det fortsatt være nødvendig å bruke dagens system. Målet er at det skal være mulig å gjennomføre "hverdagsregistrering" av trykte monografier uten å måtte supplere med Biblioteksystemet.

Grafisk brukergrensesnitt

Den nye registreringsklienten tilbyr et grafisk brukergrensesnitt for registrering av bibliografiske data. Registreringsklienten er en webklient, dvs. alt som trengs for å ta den i bruk er en internettilkobling og en nettleser.

Figur 1 viser en foreløpig versjon av grensesnittet for registreringsklienten.

Figur 1 Grafisk brukergrensesnitt for registreringsklienten.

Ved å tilby dette grensesnittet parallelt med dagens versjon av biblioteksystemet, tilfredsstiller vi flere brukergrupper. Den nye generasjonen bibliotekarer og de bibliotekarene som er vant til grafiske grensesnitt vil fort bli kjent med og vant til registreringsklienten, mens de som er godt vant til dagens system og kjenner alle kommandoer fremdeles vil ha mulighet til å benytte seg av dette.

Effektivisering av registrering

I tillegg til et nytt og brukervennlig grensesnitt er det lagt mye arbeid inn for å få en effektiviseringsgevinst i form av kopikatalogisering fra eksterne kilder. Vi har jobbet med å hente data via z39.50 protokollen, og vi har laget konverteringsrutiner som gjør det enkelt og effektivt å konvertere fra Marc21 til BIBSYSMarc. I første omgang vil det være mulig å kopikatalogisere direkte fra Library of Congress (ikke LC-brønnen) og Libris (samkatalogen for de svenske forskningsbibliotekene). Løsningen som er implementert er generell. Det er ingen tekniske hinder i å legge til andre baser som støtter z39.50, men det kan være juridiske forhold eller lisensavtaler som må på plass før vi kan tilby kopikatalogisering fra flere baser.

Det er som nevnt viktig at vi tar vare på "arvesølvet", og et ledd i dette er å ytterligere kvalitetssikre data som lagres i basen. Registreringsklienten stiller strengere krav til hva som er tillatt å lagre enn hva dagens system gjør. Der hvor det er mulig, vil vi ta i bruk nedfallsmenyer, autoritetsregister, kontrollerte vokabular og verdikontroll. På denne måten sikrer vi at korrekt data blir lagret der hvor dette er mulig.

Eksempel på nedfallsmeny:

Figur 2 Nedfallsmeny for bibliografisk kategori.

Eksempel på verdikontroll:

Figur 3 Verdikontroll.

Tiltak som kopikatalogisering og kvalitetssikring av data vil også gjøre registreringsarbeidet enklere og mer effektivt. Bibliotekene vil kunne dra nytte av katalogisering som er gjort andre steder og vil dermed spare mye tid. I tillegg vil tiden som brukes for å kontrollere at katalogiseringen er korrekt kunne minskes da systemet gjør mye av dette.

Fleksibel arbeidsflyt

I arbeidet med registreringsklienten har vi hatt stor fokus på å få en logisk og fornuftig arbeidsflyt. Vi har sett på hele akkvisisjons- og katalogiseringsprosessen som en helhet både slik den gjennomføres i dag og hvordan den kan optimaliseres i fremtiden. I tillegg har vi også tatt i betraktning at BIBSYS bibliotekene er svært forskjellige og vil ha forskjellige krav til en registreringsklient. Løsningen vi jobber med er modulbasert, noe som fører til mer fleksibilitet og større gjenbruk av moduler både innen registreringsklienten og på tvers av produkt.

Samarbeide med bibliotekene

I arbeidet med registreringsklienten benytter BIBSYS en gruppe med kompetansepersoner fra bibliotekene som diskusjonspartnere. Diskusjonen i denne arbeidsgruppen er også verdifull for å få inntrykk av hva bibliotekene generelt forventer.

Når registreringsklienten lanseres til sommeren, vil alle BIBSYS-bibliotek få se hvilke muligheter som ligger i dagens teknologi. Den nye registreringsklienten vil kunne bidra til at alle berørte bibliotek får ta del i fornyingsarbeidet i mer eller mindre grad og vil kunne hjelpe til i prosessen med å definere behovene bibliotekene vil møte i tiden fremover. Disse behovene vil igjen kunne brukes i arbeidet med en RFP.

Registreringsklienten vil i første omgang ikke føre til store interne endringer i bibliotekene, men med å ta i bruk alle muligheter som vil komme med bedre kopikatalogisering, vil det i noen tilfeller være hensiktsmessig å se på intern arbeidsflyt. Det kan være mulig for bibliotekene å effektivisere mer ved enkle justeringer av arbeidsrutiner.

Veien videre

Arbeidet med registreringsklienten har høy prioritert og vi planlegger en lansering av en betaversjon til sommeren. På brukermøtet i Fredrikstad vil vi presentere arbeidet som er gjort så langt. Betaversjonen er begrenset til å gjelde katalogisering av trykte monografier og vil inneholde følgende funksjonalitet:

• Søkefunksjonalitet: Mulighet for å søke i både interne og eksterne baser.
• Kopikatalogisering: Mulighet for å kopiere poster fra blant annet Biblioteksbasen, Library of Congress og Libris.
• Nyregistrering av post: Hvis det ikke finnes en post å kopiere er det mulig å starte en ny registrering.
• Redigere bibliografiske data på en post: Oppdatere poster som allerede er lagret i bibliotekbasen.
• Registrere eksemplar: Mulighet til å registrere nye eksemplarer på allerede eksisterende poster og nye poster.

Mulige utvidelser

Det kan være rom for å videreutvikle registreringsklienten i løpet av høsten 2009, med f. eks følgende funksjonalitet:

• Tilvekst: Mulig å bestille et dokument. Her er det mulig å gjenbruke funksjonene som allerede ligger i dagens tilvekstmodul, men tilby et nytt og bedre brukergrensesnitt som er integrert i arbeidsflyten i registreringsklienten.
• Registrere flere materialtyper: Utvide registreringsklienten til også å gjelde andre materialtyper enn trykte monografier.
• Egendefinering av registreringsmaler: Tilby hvert enkelt bibliotek å definere hvilke Marc-felt som skal vises i registreringsskjermen.

Sammendrag

BIBSYS Biblioteksystem har behov for fornying, men det vil ta tid før et nytt system vil være på plass. Samtidig som det kjøres prosesser for å kartlegge systemene på markedet, ønsker BIBSYS å tilby bibliotekene en svært etterlengtet fornyelse. Registreringsklienten vil være en midlertidig løsning frem til et nytt system er på plass. Klienten vil ikke erstatte dagens biblioteksystem og vil ikke inneholde alle funksjonene som Biblioteksystemet har i dag, men vil kunne bidra til å effektivisere dagens katalogiseringsprosess ved hjelp av kopikatalogisering og bedre kvalitetssikring av data. En betaversjon som inneholder et minimum av funksjonalitet for å gjennomføre registrering av poster og eksemplarer vil tilgjengeliggjøres sommeren 2009.

Gjennom en god dialog med bibliotekene, og spesielt styringsgruppen for Biblioteksystemet, vil dette sammen med arbeid med RFI og RFP prosessen legge et grunnlag som fører til en anskaffelse av fremtidens biblioteksystem.