Retningslinjer for bruk av BIBSYS Meldingssystem

BIBSYS Meldingssystem brukes til å bestille driftsoppdrag, å rapportere feil som ikke er kritiske og å melde ønsker om endringer relatert til de produkter og tjenester BIBSYS tilbyr.

Definisjoner

Meldingsansvarlig:

• bruker som har tilgang til funksjonene for å registrere og kommentere melding, prioritere endringsforslag og bestille konvertering av data på vegne av sin institusjon

Driftsoppdrag:

• import av data til en database eller et register i et produkt levert av BIBSYS
• eksport av data fra en database eller et register i et produkt levert av BIBSYS
• produksjon av spesialbestilt liste eller statistikk fra en database eller et register
• konvertering (maskinell endring) av data i en database eller et register

Feilmelding:

Det skilles mellom to ulike feilsituasjoner:

1. Kritisk feil:

• feil som gjør at bruker ikke får tilgang til et produkt eller deler av et produkt
• feil som gjør at bruker ikke får registrert data i en database eller et register
• feil som resulterer i feil i en database eller et register

Opprettingsarbeid vil starte umiddelbart og feilen skal rettes så snart som mulig.

2. Ikke kritisk feil:

• feil som fører til at produkt/modul/funksjon/kommando ikke fungerer som beskrevet i brukerdokumentasjon

Tilbakemelding vil som en hovedregel bli gitt innen ett døgn på virkedager og retting vil bli innpasset i arbeidet med vedlikehold av produktet.

Endringsforslag:

Forslag til ny eller endret funksjonalitet som ikke kommer inn under definisjonen av feil

Oppnevne meldingsansvarlig

Hver institusjon skal oppnevne en meldingsansvarlig for hvert produkt institusjonen bruker. Brukerettigheter som meldingsansvarlig blir tildelt av BIBSYS ved at institusjonen fyller ut skjemaet Registrere meldingsansvarlig som er tilgjengelig på BIBSYS nettsider. For produktet BIBSYS ForskDok får institusjonens ForskDok-ansvarlige automatisk brukerrettigheter meldingsansvarlig.

Logge på

Pålogging gjøres med samme brukerID og passord som for BIBSYS Biblioteksystem. Alternativt med brukerID for BIBSYS ForskDok og et tilhørende passord for BIBSYS Meldingssystem.

Søke

Søkefunksjonene er tilgjengelige for alle påloggede brukere.

Registrere

Registreringsfunksjonene er kun tilgjengelige for meldingsansvarlige med unntak av funksjonen Importbestilling som er tilgjengelig for alle påloggede brukere.

Bestille driftsoppdrag

Bestilling av driftsoppdrag gjøres ved bruk av ett av tre alternative registreringsskjema:

1. Bestille enkel konvertering:

benyttes for å bestille en enkel konvertering av data i Bibliotekbasen. Bestillinger som ikke kan beskrives ved bruk av dette skjemaet må gjøres ved bruk av skjemaet Registrere melding.

2. Importbestilling:

benyttes for å bestille import, oppdatering eller avslutning relatert til opplysninger om e-tidsskrifter eller e-bøker i Bibliotekbasen.

3. Registrere melding:

benyttes for å bestille andre typer driftsoppdrag enn de som er beskrevet over. I meldingen må det angis at det gjelder et driftsoppdrag.

Rapportere feil

Saksgang for rapportering av feil er avhengig av feilsituasjonen (jfr. definisjon):

1. Kritisk feil:

registreres ikke i BIBSYS Meldingssystem, men rapporteres direkte til BIBSYS brukerstøtte via e-postadressen support@bibsys.no eller via telefonnr 958 24 000.

2. Ikke kritisk feil:

registreres ved bruk av skjemaet Registrere melding. Det må angis at det gjelder en feilmelding. Beskrivelsen må inneholde alle opplysninger som er nødvendige for at samme feilsituasjon skal kunne gjenskapes. Det kan legges ved en fil med en mer detaljert beskrivelse.

Melde endringsforslag

Endringsforslag meldes ved bruk av skjemaet Registrere melding. Det må angis at det gjelder et endringsforslag. Det kreves en beskrivelse av hva som ønskes endret og hva som er ønsket resultat, samt en begrunnelse for hvorfor endringen er nødvendig. Det kan legges ved en fil med en mer detaljert beskrivelse.

Legge til kommentar på melding

Funksjonen for å legge til en kommentar i en melding som er under behandling er kun tilgjengelig for meldingsansvarlige. Den er tilgjengelig fra postvisningen i alle typer meldinger.

Merk følgende:

Når det legges en kommentar til en melding, blir meldingens saksbehandler varslet. Saksbehandler kan legge inn en tilbakemelding til meldingens registrator. Skjer dette blir meldingens registrator varslet, og kan ev. svare ved å legge til en ny kommentar. Når en melding er ferdig behandlet legger saksbehandler til en avsluttende tilbakemelding.

Prioritere endringsforslag

Funksjonene for å vedlikeholde institusjonens prioriteringsliste er kun tilgjengelige for meldingsvarlige. Alle påloggede brukere har tilgang til å se alle institusjoner sin prioriteringsliste.

Hver institusjon kan prioritere og rangere inntil 10 endringsforslag. Prioriteringslista kan både inneholde endringsforslag meldt av egen institusjon, og endringsforslag meldt av andre institusjoner.

Institusjonen må vedlikeholde sin egen prioriteringsliste slik at den kun inneholder endringsforslag som er under behandling. Nye endringsforslag får status ’Registrert’ og kan ikke prioriteres før de er mottatt av BIBSYS og gitt status ’Under behandling’. Endringsforslag som er ferdig behandlet av BIBSYS, enten ved at de er gitt status ’Ferdig’ eller status ’Avvist’ vil ikke automatisk forsvinne fra institusjonens prioriteringsliste. Dette for å unngå at BIBSYS sin saksbehandling skal resultere i plutselige hull i institusjonens prioriteringsliste.

Merk følgende:

Når BIBSYS fatter vedtak om hvilke endringsforslag som skal tas til følge, vil kun endringsforslag som er prioritert av minst en institusjon, eller av BIBSYS, bli vurdert. Antall institusjoner som har prioritert et gitt endringsforslag framgår av trefflista i søk. Hvilke institusjoner dette er framgår av postvisningen. Sannsynligheten for at et endringsforslag vil bli tatt til følge er høyere dersom det er prioritert høyt av flere institusjoner. Det vil allikevel bli tatt hensyn til særskilte behov ved bestemte institusjoner/institusjonstyper. Informasjon om forventet ferdigdato for driftsoppdrag, feilretting eller endring blir lagt til den enkelte melding så snart denne er klar. Denne datoen blir da vist både i trefflister og i postvising.

For en mer detaljert beskrivelse av bruken av de ulike funksjonene i BIBSYS Meldingssystem, henvises det til hjelpetekstene som er tilgjengelig via spørsmålstegnet (?) som er plassert øverst i høyre hjørne i alle skjermbildene.

Henvendelser vedrørende tilgang til eller bruk av BIBSYS Meldingssystem rettes til BIBSYS Brukerstøtte.